[Álmá súppórts éñd-tó-éñd ácqúísítíóñ prócéssés fór áll résóúrcé týpés (príñt, éléctróñíc, áñd dígítál). Thé sýstém émplóýs búsíñéss prócéss áútómátíóñ tó stréámlíñé áñd símplífý wórkflóws fór máñágíñg órdérs, cláíms, récéívíñg, áctívátíóñ óf éléctróñíc résóúrcés, íñvóícés, véñdórs áñd véñdór áccóúñts, ás wéll ás lédgérs áñd fúñds. Álmá’s wórkflów éñgíñé úsés líbrárý-défíñéd rúlés tó máñágé móst áctívítíés áútómátícállý, áñd álért stáff tó éxcéptíóñál cóñdítíóñs thát réqúíré máñúál íñtérvéñtíóñ.]

[Móst~ ácqú~ísít~íóñs~ áctí~vítí~és ár~é úñm~édíá~téd, b~áséd~ óñ lí~brár~ý pól~ícíé~s áñd~ próc~édúr~és. Óp~érát~ór íñ~térv~éñtí~óñ ís~ ñééd~éd óñ~lý wh~éñ st~áff r~évíé~w ór m~édíá~tíóñ~ ís ré~qúír~éd fó~r thé~ próc~éssé~s tó c~óñtí~ñúé.]

[Álmá’s Kñówlédgé Básé, íñclúdíñg éléctróñíc résóúrcés áñd óthér íñfórmátíóñ ís útílízéd fór bóth díscóvérý áñd fór ácqúísítíóñs wórkflóws. Órdérs cáñ bé íñítíátéd díréctlý fróm résóúrcés fóúñd íñ thé Kñówlédgé Básé. Bécáúsé Álmá ís á úñífíéd sýstém, stáff cáñ éásílý ídéñtífý résóúrcés héld wíthíñ théír íñstítútíóñ ás wéll ás thósé wíthíñ thé Kñówlédgé Básé thróúgh á síñglé séárch, sígñífícáñtlý stréámlíñíñg áctívítíés vérsús óthér éñvíróñméñts whích réqúíré príñt áñd éléctróñíc résóúrcés tó bé séárchéd sépárátélý.]

[Fór éléctróñíc résóúrcés, Álmá súppórts thé ábílítý tó íñítíáté áñd máñágé áñ éválúátíóñ, ór tríál. Éválúátíóñs cáñ bé límítéd tó á séléct gróúp óf pártícípáñts, ór cáñ bé mádé ópéñ tó thé públíc—íñ bóth cásés Álmá máíñtáíñs á récórd óf pártícípáñt féédbáck tó áíd wíth púrchásé décísíóñs óñcé thé tríál éñds. Álmá géñérátés á líbrárý-défíñéd súrvéý fórm whích gáthérs féédbáck fróm pártícípáñts áñd áñálýzés thé réspóñsés. Báséd óñ thé áñálýsís, thé ápprópríáté stáff cáñ décídé whéthér tó ácqúíré thé résóúrcé ór ñót.]

[Órdérs—Órdér wórkflóws íñ Álmá íñclúdé thé áútómátíc prócéssíñg óf púrchásé órdérs ácróss éléctróñíc áñd príñt fórmáts, ás wéll ás stáff médíátíóñ fór áppróvál áñd éxcéptíóñs, pér thé líbrárý’s rúlés. Álmá’s wórkflów éñgíñé cáñ áútómátícállý ássígñ tásks tó stáff mémbérs, áppróvé órdérs báséd óñ líbrárý-défíñéd pólícíés, ággrégáté púrchásé órdér líñés íñtó á púrchásé órdér, áñd séñd thé órdér tó á véñdór. Thé vást májórítý óf órdér líñés áré prócésséd áútómátícállý, áñd flóws fróm órdér líñé créátíóñ díréctlý óñtó á púrchásé órdér. Órdér líñés thát réqúíré révíéw áré flággéd áñd plácéd óñ áñ ópérátór’s tásk líst.]

[Ñóté thát thé púrchásé órdér ís líñkéd díréctlý tó thé métádátá récórds íñ thé sýstém; théré ís ñó ñééd fór dúplícáté récórds íñ Álmá. Órdér líñés áré líñkéd díréctlý tó bíblíógráphíc récórds, ór tó páckágé récórds íñ thé cásé óf gróúps óf é-résóúrcés. Ítém récórds, whích déscríbé thé résóúrcés íñ thé líbrárý’s íñvéñtórý, áré líñkéd tó thé métádátá récórd, whích ís íñ túrñ líñkéd tó thé púrchásé órdér líñé.]

[Thé f~úll p~úrch~ásíñ~g wór~kfló~w cáñ~ bé sú~mmár~ízéd~ ás fó~llów~s:]

[Pátróñ Drívéñ Ácqúísítíóñs (PDÁ)—Álmá súppórts pátróñ-drívéñ ácqúísítíóñ fór éléctróñíc résóúrcés. Álmá stréámlíñés thís prócéss bý lóádíñg pótéñtíál cáñdídátés tó díscóvérý, máñágíñg áútómátíc áppróvál pláñs, máñágíñg bíllíñg fróm thé véñdórs áñd áútómátícállý áddíñg púrcháséd bóóks tó thé íñstítútíóñ’s cátálóg áñd íñvéñtórý. Úñ-púrcháséd cáñdídáté récórds áré álsó áútómátícállý cléáñéd úp fróm thé cátálóg áñd díscóvérý éñvíróñméñt. PDÁ ácqúísítíóñs áré tráckéd sépárátélý fróm óthér týpés óf púrchásés, éñáblíñg sóphístícátéd áñálýtícs áñd répórtíñg óñ thésé tráñsáctíóñs.]

[Récéívíñg/Áctívátíóñ—Stáff mémbérs récéívé ñéw príñt mátéríál íñtó thé sýstém úsíñg á dédícátéd récéívíñg “wórkbéñch”. Théý lócáté thé réléváñt púrchásé órdér líñés wíth thé mátéríál récéívéd, áñd théñ récéívé thé ítéms. Áddítíóñállý, át thís stágé stáff cáñ ádd bárcódé íñfórmátíóñ, pérfórm cópý cátálógíñg, étc. Whéñ réléváñt, théý cáñ álsó íñdícáté whéthér fúrthér wórk múst bé pérfórméd (í.é., ít ñééds tó rémáíñ íñ Téchñícál Sérvícé) béfóré thé mátéríál ís áváíláblé tó thé líbrárý fór whích ít wás órdéréd.]

[Álmá’s récéívíñg wórkflóws fór éléctróñíc résóúrcés íñclúdé thé ábílítý tó fírst vérífý thát thé résóúrcé ís áváíláblé (úsíñg thé sýstém’s émbéddéd líñk résólútíóñ fúñctíóñálítý), áñd théñ tó récéívé áñd áctíváté thé líñé ítém íñ thé íñstítútíóñ’s íñvéñtórý.]

[Álmá súppórts áútómátíc áñd máñúál réñéwáls áñd cáñcéllátíóñs. Fór éléctróñíc résóúrcés, thé réñéwál prócéss álsó íñclúdés íñfórmátíóñ ábóút úságé áñd prícé. Álsó áváíláblé ís áddítíóñál íñfórmátíóñ tó súppórt décísíóñ mákíñg súch ás óvérláp áñálýsís áñd úságé.]

[Cláíms­—Whéñ á púrchásé órdér líñé ís óvérdúé, áñ álért ís géñérátéd. Óñcé thé cláím álért hás bééñ créátéd, Álmá ádds thé ítém tó áñ ópérátór’s tásk líst fór révíéw. Thé ópérátór théñ révíéws hís ór hér tásk líst tó résólvé thé óútstáñdíñg cláíms. Póssíblé áctíóñs íñclúdé úpdátíñg thé éxpéctéd récéípt dáté báséd óñ ñéw íñfórmátíóñ próvídéd bý thé véñdór ór cáñcéllíñg thé púrchásé órdér líñé íf ñécéssárý. Úpdátíñg thé ítém íñfórmátíóñ réséts thé éxpéctéd récéípt dáté “clóck” áñd rémóvés thé ítém fróm thé tásk líst.]

[Bý défáúlt, cláíms áré cóñfígúréd tó bé prócésséd áútómátícállý. Théý cáñ, hówévér, álsó bé géñérátéd óñ-démáñd. Áútómátíc cláíms áré créátéd fór á Púrchásé Órdér (PÓ) líñé thát hás ñót bééñ récéívéd wíthíñ thé éxpéctéd ñúmbér óf dáýs áftér plácíñg thé órdér (báséd óñ párámétérs défíñéd íñ thé véñdór récórd).]

[Íñvó~ícíñ~g—Íñ Á~lmá, á~ñ íñv~óícé~ cáñ b~é cré~átéd~ íñ sé~vérá~l wáý~s:]

• [Éléc~tróñ~íc dá~tá íñ~térc~háñg~é (ÉDÍ~) wíth~ á véñ~dór;]
• [Créá~tíñg~ áñ íñ~vóíc~é fró~m thé~ PÓ;]
• [Créá~tíñg~ áñ íñ~vóíc~é máñ~úáll~ý; ór]
• [Lóád~íñg í~ñvóí~cés f~róm á~ñ Éxc~él fí~lé.]

[Récéívíñg áñd íñvóícíñg cáñ bé dóñé tógéthér ór sépárátélý, dépéñdíñg óñ thé líbrárý’s wórkflóws. Álmá úsés líbrárý-défíñéd rúlés tó áútómátícállý prócéss áñ íñvóícé tó détérmíñé whéthér théré áré éléméñts thát réqúíré spécíál áttéñtíóñ. Íf théré áré íssúés thát réqúíré áttéñtíóñ, thé íñvóícé ís súrfácéd víá thé tásk líst fór révíéw bý á stáff úsér.]

[Fór wórkflóws súch ás órdéríñg áñd íñvóícíñg, Álmá rélíés óñ stáñdárd prótócóls tó fácílítáté áútómátéd íñtérópérábílítý wíth óthér sýstéms—sígñífícáñtlý stréámlíñíñg wórkflóws áñd rédúcíñg thé tímé tó máké ñéw résóúrcés áváíláblé tó thé cámpús cómmúñítý. Álmá súppórts éléctróñíc dátá íñtércháñgé (ÉDÍ) úsíñg thé ÚÑ/ÉDÍFÁCT stáñdárd fór éléctróñíc cómmúñícátíóñs óf órdér áñd íñvóícé íñfórmátíóñ. Thís íñfórmátíóñ íñclúdés véñdór ÉDÍ áttríbútés, S/FTP cóññéctíóñ íñfórmátíóñ, íñdívídúál líbrárý ÉDÍ íñfórmátíóñ, áñd ÉÁÑ íñfórmátíóñ pér véñdór áccóúñt. Thésé détáíls állów fór máxímúm fléxíbílítý whéñ théré áré múltíplé líbráríés wíthíñ áñ íñstítútíóñ, ór whéñ á líbrárý hás múltíplé áccóúñts wíth á véñdór (é.g. fór múltíplé fórmáts, mátéríál týpés, áppróvál pláñs, étc.). Álmá álsó stréámlíñés éléctróñíc órdéríñg thróúgh ímpróvéd máñágéméñt óf émbéddéd órdér dátá récórds. Óñcé á véñdór ÉÓD prófílé hás bééñ créátéd, thé prócéss ís fúllý áútómátéd. Rúlé válídátíóñ áñd thé áútó-géñérátíóñ óf púrchásé órdérs tákés plácé wíthóút thé ñééd fór stáff íñtérvéñtíóñ. Álmá próvídés tóóls íñclúdíñg áñálýtícs tó tráck púrchásé órdér státús áñd búdgét íñfórmátíóñ.]

[Páýméñt áñd fíñáñcíál strúctúré—Álmá féátúrés bí-díréctíóñál íñtégrátíóñ wíth thé cámpús fíñáñcíál sýstém úséd bý thé íñstítútíóñ. Thís íñtégrátíóñ cáñ bé úséd tó éxpórt páýméñt íñfórmátíóñ, ás wéll ás ímpórt páýméñt cóñfírmátíóñ fór spécífíc íñvóícés áñd fúñd állócátíóñ íñfórmátíóñ. Thé récéípt óf páýméñt ñótífícátíóñ fróm thé cámpús fíñáñcíál sýstém ór ÉRP, whéré súppórtéd bý thé sýstém, cáñ bé áútómátéd bý lóádíñg páýméñt íñfórmátíóñ óñ á schédúléd básís, ór úsíñg Álmá wéb sérvícés cálléd bý thé cámpús fíñáñcíál sýstém.]

[Álmá próvídés á fléxíblé, híérárchícál fúñd strúctúré thát thé líbrárý cáñ cústómízé tó méét íts ñééds. Thé fíñáñcíál strúctúré cómprísés fúñds áñd lédgérs. Thé lédgér cóñtáíñs á gróúpíñg óf fúñds, whích máý réláté tó thé éñtíré íñstítútíóñ, tó á gróúp óf líbráríés wíthíñ áñ íñstítútíóñ, ór évéñ tó á síñglé líbrárý wíthíñ thé íñstítútíóñ. Áñ íñstítútíóñ máý créáté máñý lédgérs. Á lédgér géñérállý cóñtáíñs óñé ór móré súmmárý fúñds, áñd állócátéd fúñds úñdér éách súmmárý. Thé állócátéd áccóúñts cóñtáíñ áctúál móñétárý báláñcés úséd tó páý fór líbrárý résóúrcés. Áddítíóñállý, íñstítútíóñs cáñ créáté répórtíñg códés ácróss thé fúñds tó íñclúdé áñ áddítíóñál láýér óf gráñúlárítý fór répórtíñg áñd áñálýtícál púrpósés. Théré ís ñó límít tó thé ñúmbér óf fúñds thát cáñ bé créátéd.]

[Éxpé~ñdít~úré b~ý Rép~órtí~ñg Có~dé:]

[Álmá~’s fís~cál p~éríó~d cló~sé óp~érát~íóñs~ próv~ídé á~ várí~étý ó~f ópt~íóñs~ thát~ álló~w éác~h líb~rárý~ tó cr~éáté~ á ñéw~ fíñá~ñcíá~l str~úctú~ré áñ~d ról~l óvé~r cúr~réñt~ órdé~rs íñ~ áccó~rdáñ~cé wí~th th~é líb~rárý~’s fíñ~áñcí~ál áñ~d rép~órtí~ñg ré~qúír~éméñ~ts.]

[Véñdórs—Véñdór dátá ís úséd íñ álmóst évérý ácqúísítíóñs-rélátéd wórkflów wíthíñ thé sýstém. Thé véñdór récórd íñ Álmá ís mádé úp óf ségméñts thát íñclúdé á súmmárý, cóñtáct íñfórmátíóñ (áddréssés, phóñé ñúmbérs, wéb áddréssés), cóñtáct péóplé, ÉDÍ íñfórmátíóñ, íñvóícés, áttáchméñts, cómmúñícátíóñs, áñd ñótés. Á véñdór récórd múst éxíst fór órdérs, cláíms, íñvóícés, páýméñts, áñd ÉDÍ tráñsáctíóñs, ámóñg óthérs. Véñdór récórds áré créátéd fór mátéríáls súpplíérs, súbscríptíóñ ágéñts, áccéss próvídérs óf éléctróñíc résóúrcés, áñd lícéñsórs.]

[Álmá hás bééñ désígñéd tó próvídé pérpétúál áccéss tó thé íñfórmátíóñ stóréd wíthíñ thé sýstém. Ácqúísítíóñs récórds áré stóréd íñdéfíñítélý, áñd áré áccéssíblé fór répórtíñg áñd áñálýtícál úsé ácróss súbséqúéñt físcál péríóds. Móvíñg fórwárd, wé pláñ tó wórk wíth óúr cústómérs íñ défíñíñg rétéñtíóñ cústómísátíóñ.]

[Álmá útílízés á dáshbóárd wíth cústómízéd áñálýtíc óútpúts;whích cáñ bé íñclúdéd íñ théír hómépágé. Íñ áddítíóñ, á tásk líst ís áñ íñhéréñt párt óf thé dáshbóárd;shówíñg ácqúísítíóñs rélátéd tásks, súch ás PÓ líñés fór révíéw,áctívátíóñs áñd réñéwáls:]

[Fór é~xámp~lé, fó~r réñ~éwál~s, óñ á~ dáíl~ý bás~ís, Ál~má ch~écks~ fór á~ll PÓ~ líñé~s whó~sé st~átús~ ís Wá~ítíñ~g fór~ Réñé~wál;á~ñd wh~ósé r~éñéw~ál dá~té ís~ éqúá~l tó t~hé cú~rréñ~t dát~é.]

[Fóll~ówíñ~g ís á~ scré~éñsh~ót fó~r thé~ máñú~ál ré~ñéwá~l tás~k lís~t shó~wíñg~ bóth~ príñ~t áñd~ éléc~tróñ~íc sú~bscr~íptí~óñs:]

[Álmá cáñ próvídé áñ RSS fééd fór ñéwlý ácqúíréd résóúrcés. Thís állóws úsérs tó súbscríbé tó thé fééd só thát théý wíll bé úpdátéd whéñ thé líbrárý ácqúírés á résóúrcé óf íñtérést tó thém. Áñ éxámplé óf défíñíñg áñ RSS prófílé cáñ bé sééñ íñ thé fóllówíñg scrééñ cáptúré:]

[Thé c~óñfí~gúrá~tíóñ~ tábl~é “Éxc~lúdé~ Próc~éss T~ýpés~ fróm~ Públ~ícát~íóñ” á~llów~s fór~ défí~ñíñg~ thé p~rócé~ss tý~pés t~hát w~íll b~é súp~prés~séd f~róm p~úblí~cátí~óñ íñ~ Prím~ó:]