[Íñvó~ícíñ~g Wór~kfló~w]

[Thís págé déscríbés thé íñvóícíñg wórkflów fróm créátíóñ thróúgh tó páýméñt áñd clósúré. Fór áñ óvérvíéw óf wórkíñg wíth ácqúísítíóñs íñ Álmá, íñclúdíñg líñks tó réléváñt séctíóñs súch ás Íñfrástrúctúré, Réñéwáls, Cóñfígúrátíóñ, étc., séé Íñtródúctíóñ tó Ácqúísítíóñs. Fór thé éñd tó éñd púrchásíñg wórklfów wíth líñks tó réléváñt séctíóñs fór détáíls séé Púrchásíñg Wórkflów.]

[Thé fóllówíñg ís áñ íllústrátíóñ óf thé íñvóícíñg wórkflów whích spécífíés hów áñ íñvóícé ís háñdléd, fróm thé póíñt óf íts créátíóñ tó thé póíñt át whích thé íñvóícé ís clóséd. Whéñ á PÓ líñé ís fúllý íñvóícéd, íts ássócíátéd PÓ líñé ís clóséd. Íf, fór sómé réásóñ, ýóú dó ñót réqúíré íñvóícés, úsé á PÓ líñé thát dóés ñót réqúíré á prícé áñd fúñds, súch ás Téchñícál; séé Máñúállý Créátíñg á PÓ Líñé.]

[Wátc~h thé~ Íñvó~ícíñ~g Wór~kfló~ws ví~déó s~éríé~s (4 víd~éós).]

[Thé Í~ñvóí~cé pr~ócés~síñg~ flów~ díág~rám.]

[Thé f~ólló~wíñg~ ís á d~étáí~léd d~éscr~íptí~óñ óf~ thé s~téps~ wíth~íñ th~ís wó~rkfl~ów (wí~th th~é ñúm~bérs~ córr~éspó~ñdíñ~g tó t~hé ñú~mbér~s íñ t~hé dí~ágrá~m). Fór~ thé c~ómpl~été l~íst ó~f íñv~óícé~ stát~úsés~, séé Í~ñvóí~cé St~átús~és.]

[Áñ íñ~vóíc~é ís c~réát~éd íñ~ óñé ó~f thé~ fóll~ówíñ~g wáý~s:]
- [Ímpó~rtíñ~g áñ É~DÍ mé~sság~é fró~m thé~ véñd~ór (sé~é Cré~átíñ~g áñ Í~ñvóí~cé bý~ ÉDÍ)]
- [Ímpó~rtíñ~g áñ É~xcél~ fílé~ (séé C~réát~íñg á~ñ Íñv~óícé~ Fróm~ á Fíl~é)]
- [Créá~tíñg~ íñvó~ícés~ íñ bá~tch v~íá th~é Cré~áté Í~ñvóí~cé ÁP~Í (séé~ Bátc~h íñv~óící~ñg íñ~ Álmá~ íñ th~é Éx L~íbrí~s Dév~élóp~ér Ñé~twór~k)]
- [Úsíñ~g á PÓ~ ór má~ñúál~lý (sé~é Cré~átíñ~g áñ Í~ñvóí~cé Fr~óm á P~Ó ór M~áñúá~llý).
  Á~ftér~ créá~tíñg~ áñ íñ~vóíc~é úsí~ñg á P~Ó ór m~áñúá~llý, ý~óú cá~ñ chó~ósé t~ó móv~é dír~éctl~ý tó t~hé Ré~céív~é Ñéw~ Máté~ríál~ págé~ (séé R~écéí~víñg~ Máté~ríál~).]
[Ímpó~rtéd~ íñvó~ícés~ áré á~ssóc~íáté~d wít~h thé~ íñst~ítút~íóñ. Í~ñvóí~cés c~réát~éd ús~íñg á~ PÓ ór~ máñú~állý~ cáñ b~é áss~ígñé~d tó t~hé íñ~stít~útíó~ñ ór á~ spéc~ífíc~ líbr~árý, d~épéñ~díñg~ óñ th~é scó~pé óf~ thé ú~sér’s~ rólé~.]
[Fór íñvóícés ímpórtéd úsíñg ÉDÍ, íf áll PÓ líñés íñ thé ÉDÍ fílé thát áré ássígñéd tó thís íñvóícé áré ówñéd bý thé sámé líbrárý, théñ thát líbrárý wíll bé thé ówñér óf thé íñvóícé. Íf áll PÓ líñés áré ássígñéd tó thé íñstítútíóñ áré ñót fór thé sámé líbrárý, thé íñvóícé wíll gét thé íñstítútíóñ ás thé ówñér.]
[Áfté~r áñ í~ñvóí~cé ís~ créá~téd (w~héth~ér th~róúg~h ímp~órtí~ñg áñ~ ÉDÍ/É~xcél~ fílé~, máñú~állý~ ór ÁP~Í), ýóú~ cáñ c~háñg~é thé~ Ówñé~r.]
[Thé í~ñvóí~cé ís~ próc~éssé~d tó d~étér~míñé~ whét~hér t~héré~ áré é~lémé~ñts t~hát r~éqúí~ré sp~écíá~l átt~éñtí~óñ bá~séd ó~ñ rúl~és pr~é-cóñ~fígú~réd b~ý áñ á~dmíñ~ístr~átór~. Thís~ próc~éssí~ñg ís~ pérf~órmé~d áút~ómát~ícál~lý bý~ thé s~ýsté~m.]
[Íf théré áré dátá íssúés thát réqúíré áttéñtíóñ, thé íñvóícé státús ís sét tó Íñ Révíéw áñd thé íñvóícé ís séñt fór révíéw (stép 3). Fór íñfórmátíóñ óñ thís máñúál áctívítý, séé Révíéwíñg Íñvóícés. Íf théré áré ñó dátá íssúés áñd thé pré-cóñfígúréd rúlés détérmíñé thát thé íñvóícé cáñ bé prócésséd áútómátícállý, thé íñvóícé móvés tó stép 4.]
- [Íf íñ~vóíc~é_sk~íp_é~rp = tr~úé óñ~ thé C~ústó~mérP~árám~étér~s Máp~píñg~ Tábl~é pág~é (íñd~ícát~íñg t~hát t~hé íñ~vóíc~é ís ñ~ót tó~ bé sé~ñt tó~ thé É~RP; sé~é Cóñ~fígú~ríñg~ Óthé~r Sét~tíñg~s), thé~ íñvó~ícé p~rócé~éds t~ó thé~ páým~éñt s~tágé~ óf th~é wór~kfló~w (sté~p 5).]
- [Íf íñ~vóíc~é_sk~íp_é~rp = fá~lsé ó~ñ thé~ Cúst~ómér~Párá~mété~rs Má~ppíñ~g Táb~lé pá~gé (sé~é Cóñ~fígú~ríñg~ Óthé~r Sét~tíñg~s), thé~ íñvó~ícé í~s sét~ tó Ré~ádý t~ó bé P~áíd á~ñd pr~ócéé~ds ác~córd~íñgl~ý íñ t~hé wó~rkfl~ów.]
[Íf thé Prépáíd ór Íñtérñál Cópý (thát ís, thé íñvóícé ís ñót éxpórtéd tó thé ÉRP sýstém) páýméñt óptíóñ wás séléctéd dúríñg máñúál íñvóícé créátíóñ, thé íñvóícé ís séñt fór áppróvál (stép 4) whéñ thé créátór sélécts Sávé áñd Cóñtíñúé (ássúmíñg théré áré ñó dátá íssúés thát réqúíré áttéñtíóñ).]
[Thé révíéw stágé íñ thé wórkflów éñáblés thé révíéwér tó ádd míssíñg íñfórmátíóñ tó thé íñvóícé ór córréct áñý íñcórréct íñfórmátíóñ óñ thé íñvóícé. Whéñ thé révíéwér sélécts Sávé áñd Cóñtíñúé óñ thé Révíéw Íñvóícés págé, thé íñvóícé rétúrñs tó stép 2 íñ thé wórkflów, whéré ít ís réprócésséd tó détérmíñé whéthér théré áré éléméñts thát réqúíré spécíál áttéñtíóñ. Íf dátá íssúés áré stíll préséñt, thé íñvóícé rétúrñs tó révíéw. Íf áll dátá íssúés hávé bééñ résólvéd, thé íñvóícé státús ís sét tó Íñ Áppróvál áñd thé íñvóícé prócééds tó stép 4. Íñvóícés thát hávé bééñ clóséd ór séñt tó thé ÉRP cáñ bé séñt báck tó thé révíéw stágé, tó éñáblé édítíñg óf thé íñvóícé (séé Séttíñg Íñvóícés Báck tó Révíéw).]
- [Fór íñvóícés wíth 10 ór móré PÓ líñés, whéñ úpdátíñg thé íñvóícé, thé rélátéd PÓ líñés áré ré-íñdéxéd. Thís ís dóñé bý á báckgróúñd jób thát áppéárs íñ thé Móñítór Jóbs págé. Thé úsér thát mádé thé úpdátés whích tríggéréd thís ré-íñdéxíñg áppéárs ás thé ópérátór.]
- [Ít ís~ álsó~ póss~íblé~ tó éd~ít cé~rtáí~ñ fíé~lds í~ñ thé~ líñé~s óf c~lósé~d íñv~óícé~s. Fór~ móré~ íñfó~rmát~íóñ s~éé Cr~éátí~ñg Íñ~vóíc~és.]
[Thé í~ñvóí~cé ís~ éíth~ér áú~tómá~tícá~llý á~ppró~véd á~ñd sé~ñt tó~ thé ñ~éxt s~tágé~ óf th~é wór~kfló~w (Réá~dý tó~ bé Pá~íd), ór~ áwáí~ts th~é ápp~rópr~íáté~ líbr~árý s~táff~ pérs~óñ’s m~áñúá~l ápp~róvá~l béf~óré c~óñtí~ñúíñ~g wít~h thé~ wórk~flów~.]
1. [Íf th~é ápp~róvá~l rúl~és pr~écóñ~fígú~réd b~ý áñ á~dmíñ~ístr~átór~ dété~rmíñ~é thá~t thé~ íñvó~ícé c~áñ bé~ áppr~óvéd~ áútó~mátí~cáll~ý, thé~ íñvó~ícé m~óvés~ tó st~ép 5.]
2. [Íf thé áppróvál rúlés précóñfígúréd bý áñ ádmíñístrátór détérmíñé thát máñúál áppróvál ís réqúíréd, thé íñvóícé ís séñt fór máñúál áppróvál. Fór íñfórmátíóñ óñ thís máñúál áctívítý, séé Áppróvíñg Íñvóícés. Whéñ thé pérsóñ pérfórmíñg thé máñúál áppróvál sélécts Áppróvé óñ thé Íñvóícé Íñfórmátíóñ págé (áccésséd fróm thé Áppróvé Íñvóícés págé), thé íñvóícé státús ís sét tó Réádý tó bé Páíd áñd thé áppróvéd íñvóícé ís réádý tó bé séñt tó thé páýméñt sýstém ór ÉRP. (Íf thé pérsóñ réjécts thé íñvóícé, ít ís rétúrñéd tó thé révíéw stágé – séé stép 3).]
[Thé íñvóícé réáchés thé páýméñt stágé, íñ whích thé íñvóícé áwáíts páýméñt prócéssíñg, éíthér thróúgh Álmá ór thróúgh thé íñstítútíóñ’s ÉRP sýstém. (Fór íñfórmátíóñ óñ séttíñg úp ýóúr éxtérñál sýstém tó récéívé íñvóícés fróm Álmá áñd rúññíñg thé jób thát éxpórts íñvóícés fróm Álmá tó thís éxtérñál sýstém, séé Fíñáñcíál Sýstéms).]
- [Íf thé háñdlé_íñvóícé_páýméñt párámétér íñ thé Ácqúísítíóñs Cóñfígúrátíóñ Óthér Séttíñgs méñú ís sét tó trúé, thé íñvóícé státús ís sét tó Wáítíñg fór Páýméñt só thát thé íñstítútíóñ ítsélf cáñ máñágé thé páýméñt óf thé íñvóícé, éíthér áútómátícállý thróúgh thé ímpórt prócéss (séé https://dévélópérs.éxlíbrísgróúp.cóm/álmá/íñtégrátíóñs/fíñáñcé), ór máñúállý bý áñ ópérátór (séé Wórkíñg wíth Íñvóícés Wáítíñg fór Páýméñt).]
- [Íf th~é háñ~dlé_~íñvó~ícé_~páým~éñt p~árám~étér~ íñ th~é Ácq~úísí~tíóñ~s Cóñ~fígú~rátí~óñ Ót~hér S~éttí~ñgs m~éñú í~s sét~ tó fá~lsé, t~hé íñ~vóíc~é ís c~lósé~d (stá~tús C~lósé~d) wít~hóút~ wáít~íñg f~ór pá~ýméñ~t (rég~árdl~éss ó~f whé~thér~ ít ís~ séñt~ tó áñ~ ÉRP s~ýsté~m ór ñ~ót).]
[Whéñ~ á ñég~átív~é ámó~úñt í~s éñt~éréd~ fór t~hé íñ~vóíc~é’s ám~óúñt~, á réf~úñd í~s grá~ñtéd~ tó th~é úsé~r (séé~ thé T~ótál~ Ámóú~ñt fí~éld d~éscr~íptí~óñ íñ~ Íñvó~ícé D~étáí~ls Pá~gé Fí~élds~).]
[Thé íñvóícé ís théñ clóséd (státús Clóséd).
Álmá chécks whéthér thé PÓ líñés ássócíátéd wíth thé íñvóícé áré fúllý íñvóícéd áñd páíd. Thé PÓ líñés ássócíátéd wíth thé íñvóícé áré clóséd íf théý áré récéívéd/áctívátéd áñd thé íñvóícé wás páíd ór séñt tó thé ÉRP sýstém. Íf thé PÓ líñé’s ítéms áré ñót ýét récéívéd/áctívátéd, thé PÓ líñé rémáíñs ópéñ.]

[Íñvó~ícé S~tátú~sés]

[Áñ íñ~vóíc~é cáñ~ hávé~ óñé ó~f thé~ fóll~ówíñ~g stá~túsé~s:]

[Íñ Ré~víéw~ - Thé í~ñvóí~cé wá~s cré~átéd~ bút ñ~ót ýé~t rév~íéwé~d.]
[Íñ Áp~próv~ál - Th~é íñv~óícé~ ís wá~ítíñ~g fór~ máñú~ál áp~próv~ál.]
[Réád~ý tó b~é Páí~d - Thé~ íñvó~ícé w~ás áp~próv~éd áñ~d ís r~éádý~ tó bé~ séñt~ tó th~é ÉRP~.]
[Wáít~íñg f~ór Pá~ýméñ~t - Thé~ íñvó~ícé w~ás áp~próv~éd áñ~d séñ~t tó t~hé ÉR~P (ór s~kípp~éd th~é ÉRP~ íf th~é íñs~títú~tíóñ~ dóés~ ñót ú~sé óñ~é).]
[Clós~éd - Th~é íñv~óícé~ ís pá~íd áñ~d cló~séd.]